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¿Qué es Kanban y cómo funciona este método de gestión?


Estamos en la era de las metodologías ágiles y entre ellas, el Kanban, es una de las más populares. Y es que el ritmo al que evoluciona la sociedad no deja mucho tiempo de reacción y adaptación a las empresas y a sus profesionales.

El nivel de competitividad es tan alto que cualquier pequeño desvío o retraso en la toma de decisiones y en la gestión de un proyecto puede repercutir de forma negativa en las estrategias de venta de un negocio y, en consecuencia, en su cuota de mercado.

Hoy quiero hablarte de esta eficaz herramienta catalogada como metodología ágil, que te permite gestionar de manera global cualquier proyecto que lleves a cabo en tu empresa. Veremos qué es, cuáles son sus ventajas y, además, te mostraré los pasos que debes llevar a cabo para implementar el sistema Kanban en tu negocio.

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¿Qué es el Kanban?


El método Kanban es una herramienta de gestión muy sencilla con la que puedes visualizar el estado de las tareas dentro de la planificación de cualquier proyecto de una empresa, independientemente del tamaño que tenga dicho plan.

Gracias a esta visión global del proyecto, que te permite esta herramienta de la metodología ágil, resulta mucho más sencillo controlar paso a paso la ejecución de las tareas que deben llevarse a cabo hasta completar la planificación relizada.

Este término procede del japonés, y significa “tarjeta con signos”. Esta metodología de trabajo fue creada en la década de los años 40 por Toyota Production System, cuando comenzaron a utilizar tarjetas que identificaban las necesidades de material en las diferentes etapas de la cadena de producción.

La gestión de proyectos con esta herramienta añade valor para los clientes, manteniendo los costes y aumentando la productividad de la empresa. Además, es un método de trabajo flexible y fácil de implementar.

¿En qué consiste el método Kanban?


El método Kanban se materializa en la creación de un tablero donde vamos colocando las diferentes fases que forman el proyecto en apartados formando columnas que, a su vez, se dividen en tareas representadas con tarjetas.

Tablero Kanban

Un tablero básico está formado por 3 apartados que recogen las diferentes tareas en cada uno de estos estados:

  • Acciones y/o tareas por hacer
  • Tareas en proceso
  • Acciones y/o tareas terminadas

A partir de esta estructura básica, la metodología admite tantos apartados como sean necesarios. Ten en cuenta que para crearlos necesitas haber dividido tu proyecto en las fases que tú consideras necesarias para un correcto cumplimiento y avance del mismo.

El propósito principal de esta estructura está en tener una visión general de todo el proyecto.

Al etiquetarlo con tarjetas, que podemos asemejar a los tradicionales post-its que usamos en papel, donde están detalladas las tareas de cada fase, puedes reaccionar con rapidez a la hora de tener que solucionar cualquier problema o imprevisto que vaya surgiendo.

Además, te permite gestionar mucho mejor todos tus recursos y optimizar el tiempo de ejecución de todo el proyecto global.

En definitiva, podemos decir que Kanban es una herramienta visual que te permite ver el estado de tus proyectos de un solo vistazo.

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¿Cuáles son los pasos a seguir para elaborar una metodología Kanban?


A continuación, veremos en 4 sencillos pasos cómo puedes implementar la metodología en tu negocio y llevar el control del flujo de trabajo de manera ágil y fluida.

PASO 1: divide tu proyecto en sus fases de ejecución

El primer paso está en observar de forma general todo tu proyecto. Para ello, coge un papel en blanco, o abre el procesador de textos que uses habitualmente en tu ordenador, y crea las diferentes fases que lo componen.

Debes incluir todo lo que necesitas para que el proyecto llegue a su fin, desde una lluvia de ideas hasta la intervención de profesionales externos que ayudarán en su avance.

Dibuja el tablero en tu hoja de papel o de ordenador, dividiéndolo en las columnas que corresponden a las diferentes fases que acabas de crear.

PASO 2: clasifica y ordena las fases del proceso

Ahora que ya tienes una visión general de tu proyecto, debes ordenar las diferentes fases en orden de ejecución.

Te recomiendo que utilices diferentes colores para cada fase. De esta manera, podrás identificarlas con muchísima facilidad y todo será más sencillo.

Puedes ayudarte de aplicaciones que te guían en la creación de estos apartados. Las herramientas como Trello, Asana o Wrike están basadas en Kanban para la ejecución de los proyectos y son perfectas para aplicar esta metodología.

PASO 3: escribe las diferentes tareas de cada fase

Dentro del tablero, y una vez que ya tienes creadas las fases del proyecto en orden cronológico, puedes crear tarjetas que corresponden a las diferentes tareas que forman cada fase.

Lo bueno de estas tarjetas es que son movibles, algo que te facilita mucho el trabajo en caso de tener que incorporar una nueva tarea o resolver cualquier imprevisto, cambiando el orden de ejecución de las mismas.

Coloca las tareas en orden descendente de prioridad debajo de la fase correspondiente. Ten en cuenta que las tareas urgentes no siempre son las más prioritarias. Debes sentarte con tranquilidad para establecer el orden de prioridad sobre la urgencia de cada una de ellas.

Lo bueno de usar una aplicación para la metodología es que puedes asignar cada una de las tareas a las personas de tu equipo que deben realizarlas. Además, es bueno que incluyas ahí toda la información y/o documentación necesarias para llevar a cabo la tarea, como archivos adjuntos y notas que ayuden a su desarrollo.

PASO 4: lleva el control del proyecto

Una vez que empieza a ponerse en marcha el proyecto, y gracias a este sistema, puedes llevar un control muy visual de cómo va evolucionando. El tablero te va mostrando en qué estado está cada una de las tareas que forman las diferentes fases del mismo.

Ten en cuenta que, en muchas ocasiones, puede que haya más de una fase que puede llevarse a cabo de forma simultánea. Con esta metodología puedes tener el control de su evolución, y tomar las decisiones necesarias en caso de que surja cualquier problema e/o imprevisto.

Asimismo, te ayuda a mejorar los tiempos de ejecución en cualquier proyecto que lleves a cabo en tu empresa.

Ventajas del método Kanban


Veamos las ventajas que puede aportar a tu negocio esta metodología:

1. Genera un flujo de trabajo ininterrumpido

Es la ventaja principal de esta herramienta tan eficaz, ya que su objetivo principal es la optimización en la ejecución de los proyectos.

2. Contribuye con la calidad del producto final

Una mayor atención y análisis a todo el proceso productivo hace que el producto final tenga más calidad, lo cual es algo que puede ayudarte a diferenciarte de tu competencia.

3. Prioriza las acciones más importantes

Gracias a este sistema, puedes deshacerte de todo aquello en lo que inviertes tiempo, pero no ayuda a optimizar tu productividad.

4. Ahorra tiempo y recursos

Cuando eliminas las tareas que no aportan nada a tu proyecto para centrarte en lo que realmente importa, estás ahorrando tiempo, dinero y recursos, lo que se traduce en una optimización de los mismos.

5. Mejora de manera constante

Una de sus ventajas más evidentes es la capacidad que te da para identificar los errores e imprevistos de manera inmediata. Así, puedes corregirlos enseguida sin que alteren el flujo de trabajo.

6. Es un método flexible

Tú tienes el control y puedes priorizar las tareas que creas convenientes en función del tiempo, la situación y los recursos. La metodología te permite sacar el trabajo adelante con flexibilidad, además de poder cambiar las prioridades en cualquier momento.

7. Es fácil de compartir con tu equipo de trabajo

Al ser una herramienta tan visual y fácil de entender, es muy factible implementarla en cualquier equipo de trabajo. Las personas que forman parte del equipo pueden ver en todo momento cómo está evolucionando el proyecto; esto les motiva a la hora de seguir cumpliendo con su parte, además de detectar posibles errores que podéis compartir entre todo el equipo, y así tomar las decisiones necesarias para su cumplimiento.

Conclusión

La metodología Kanban es una herramienta con la que puedes ordenar y esquematizar todo el proceso de ejecución de cualquier proyecto dentro de tu empresa.

Está basada en la creación de tableros divididos en los diferentes apartados que forman las fases del proyecto. Y estos, a su vez, están formados por tarjetas que corresponden a las tareas de cada fase.

La visión global del estado del proyecto que te proporciona esta poderosa herramienta de gestión, te ayuda a reaccionar a tiempo ante cualquier error o imprevisto. Así, puedes tomar las decisiones necesarias que minimizan el riesgo de fracaso.

Imagen de portada por Freepik.

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